Pierwszą podstawową zasadą przy składaniu wyrazów współczucia jest bezwzględne, niezależnie od naszego zdania, uszanowanie woli rodziny (lub osób będących w najbliższej relacji ze zmarłym), którą zazwyczaj można przeczytać na nekrologu.

Kryje się ona pod lakonicznym stwierdzeniem „Prosimy o nieskładanie kondolencji”.

W pozostałych przypadkach, forma wyrażenia współczucia uzależniona jest od stopnia pokrewieństwa lub zażyłości a także wieku i pozycji adresata.

Jeśli zamierzamy uczestniczyć w uroczystościach pogrzebowych, po umieszczeniu trumny w grobie, podchodzimy kolejno do najbliższych członków rodziny zmarłego i ściskając dłonie (lub całując w przypadku bliższej znajomości) używamy zwrotu „moje kondolencje”, „bardzo mi przykro” lub „wyrazy współczucia”.

Należy pamiętać, że jest to dla rodziny bardzo trudny czas i zbędne przeciąganie wypowiedzi bywa dla niekiedy bardzo bolesne. Czasem jednak, dobrze jest złożyć kondolencje wcześniej.  Bezwzględnie czynimy to oczywiście w chwili otrzymania telefonu od rodziny z informacją o zgonie.  Posługujemy się również wymienionymi wcześniej sformułowaniami. Jeśli przeczytaliśmy nekrolog lub powiadomiła nas osoba spoza rodziny, powinniśmy sami wybrać najodpowiedniejszą formę wyrażenia żalu.

Do najbliższej rodziny i przyjaciół możemy zadzwonić i wyrazić własnymi słowami żal po stracie, spróbować pocieszyć i zapewnić o wsparciu. Jeśli jesteśmy przekonani, że dana osoba tego sobie życzy, można zastosować również formę osobistej wizyty, z powodzeniem możemy zaoferować pomoc przy załatwianiu formalności pogrzebowych. Łatwiej dobrać słowa i formę pocieszenia w stosunku do osób, z którymi łączy nas długoletnia więź.

Wiemy, które słowa przyniosą ulgę, a które mogą zranić. Trudniej, gdy adresatem kondolencji jest mniej znana osoba, na przykład kolega w pracy lub sąsiad. Jeśli mamy sposobność spotkania takiej osoby, pomocne będą sformułowania takie jak: „wyrazy współczucia z powodu odejścia brata”, „proszę przyjąć kondolencje z powodu śmierci mamy”, „bardzo mi przykro z powodu śmierci pana żony”. Zazwyczaj usłyszymy podziękowanie, i o ile osoba, do której kierujemy kondolencje, nie zaczyna dalszej rozmowy, nie ma potrzeby przedłużania spotkania. Jeśli kondolencje należy złożyć szefowi dużej jednostki, dyrektorowi lub kierownikowi działu, dobrze jest wysłać nieliczną delegację z kondolencjami. Jeśli to możliwe, w dobrym tonie jest udanie się delegacji z wiązanką na pogrzeb zmarłej osoby.  Forma kondolencji powinna być taka sama, jak w przypadku dalszych znajomych, z tym wyjątkiem, że należy dodać „w imieniu całej załogi”, „w imieniu wszystkich pracowników działu”. Praktykuje się również, bardzo odpowiednie w tych okolicznościach, zamawianie kondolencji w formie anonsu w gazetach.

Eleganckim sposobem kondolencji jest też telegram do osoby pogrążonej w żałobie lub kartka okolicznościowa wysłana drogą pocztową w kopercie. Jeśli pisanie sprawia nam trudność, dostępne są gotowe kartki z wyrazami współczucia, pod którymi wystarczy się tylko podpisać.

W żadnym wypadku nie wysyłamy kondolencji w formie sms lub drogą mailową. Jedynie wśród bardzo młodych osób bywa to akceptowalne, chociaż nawet wtedy, nie należy do dobrego tonu.

Przy kondolencjach kierujmy się przede wszystkim odczuciami tych, którym pragniemy złożyć wyrazy współczucia, natomiast zawsze czynimy to z powagą i szacunkiem, niezależnie od obranej formy.